Freischreiben In zwölf Schritten zum Open-Air: So entsteht das Tiefsinn-Festival

Auf dieser Wiese in Geiselhöring soll das Tiefsinn-Festival des Nachhall-Vereins 2021 stattfinden. Foto: Manuel Karl

Eigentlich sollte unser Tiefsinn-Festival am 1. August 2020 stattfinden. Doch wie auch alle anderen Events musste es wegen der Corona-Pandemie abgesagt werden. Nun starten wir, der Verein Nachhall, einen zweiten Anlauf und nehmen dich bei unserer Organisation mit. Dabei wollen wir in den folgenden zwölf Schritten zeigen, wie viel Aufwand und wie viele Menschen eigentlich hinter so einem Festival stecken.

Schritt 1:
Mitglieder finden

Für ein Festival ist es wichtig, dass es ein motiviertes und gut zusammenarbeitendes Team gibt. Jedes Mitglied bringt dabei unterschiedliche Interessen und Talente mit. So kümmert sich in unserem Verein ein Teil um das Marketing, ein Teil um das Sponsoring, ein Teil um den Bühnenbau und so weiter. Insgesamt sind wir 25 Mitglieder verteilt auf zwölf verschiedene Teams. Wir stimmen uns dabei gut aufeinander ab und tauschen unsere Fortschritte miteinander aus. Denn nur gutes Teamwork macht es möglich, ein Festival zu organisieren.

Schritt 2:
Eine Location wählen

Ohne eine passende Location gibt es kein Festival. Deshalb müssen wir uns zuerst überlegen, wie groß und wo der Veranstaltungsort sein soll. Dann schauen wir, wie viele Menschen ungefähr auf das Festival dürfen und wie viele Bühnen und Stände es geben kann. Unser Tiefsinn-Festival soll auf einer großen Wiese in Geiselhöring stattfinden. Die Hauptbühne, auf der die meisten Acts auftreten, ist ungefähr vier Meter hoch. Wie unsere Gäste anreisen können – ob mit Bus oder Bahn – planen wir ebenfalls.

Schritt 3:
Einen Finanzplan erstellen

Ein Festival ohne Finanzplan? Unmöglich! Der ist wichtig, um alle Ausgaben und Einnahmen kontrollieren zu können. Marco Renner, der erste Vorstand unseres Vereins, erklärt, was es da alles zu beachten gibt: „Wir können unseren Finanzplan erst aufstellen, wenn wir wissen, wie viele Besucher wir erwarten dürfen. Danach können wir alle fixen und variablen Kosten auflisten. Die müssen wir dann immer wieder mit Bereichen wie DJ-Booking und Bühnenbau abgleichen.“ Darauf aufbauend können wir dann die Preise für Eintrittskarten und Getränke festlegen. Uns ist wichtig, dass wir mit unserem gemeinnützigen Festival keinen Gewinn machen, sondern in erster Linie die Kosten decken.

Schritt 4:
Für Wiedererkennungswert sorgen

Ein Festival braucht selbstverständlich einen Wiedererkennungswert. Deshalb haben wir uns bereits auf Farben geeinigt, die zum Veranstaltungsnamen „Tiefsinn“ passen. Unsere Internetseite tiefsinn-festival.de zeigt, dass wir uns für eine Sphäre entschieden haben, die in den Farben Lila und Gelb gehalten ist. Passend zu unserem Leitsatz: „Schwereloses Dasein – ich tanze, also bin ich. Wir harmonieren, also sind wir; Zusammen frei.“ An einem endgültigen Logo, einem Plakat und an weiterer Werbung arbeiten wir momentan noch.

Schritt 5:
Social Media nicht vergessen

Wo bewirbt man heute Dinge am schnellsten und einfachsten? Na klar, über soziale Netzwerke! Auch wir sind auf Instagram und Facebook vertreten. So bringen wir unsere Follower immer auf den neuesten Stand. Egal, ob wir einen neuen Sponsor vorstellen, ein Gewinnspiel machen oder das Datum des Ticketverkaufs bekanntgeben.

Schritt 6:
Nach Sponsoren suchen

Sponsoren dürfen bei einem Festival nicht fehlen. Sie unterstützen uns finanziell oder mit Materialien und wir machen im Gegenzug Werbung für sie. Also ganz einfach gesagt: Sponsoren fördern uns und unser Festival. Dazu sollten sie eine ähnliche Zielgruppe wie das Festival haben. In unserem Fall stehen Getränkeanbieter wie Red Bull oder Afri-Cola an erster Stelle. Aber grundsätzlich kann jedes Unternehmen als Sponsor auftreten.

Schritt 7:
Acts und Künstler buchen

Dann ist es auch schon an der Zeit, sich nach Acts und Künstlern umzusehen. Wir wollen vor allem regionalen und jungen Künstlern die Möglichkeit bieten, in der Szene einen Platz zu finden und gehört zu werden. Dabei arbeiten wir mit DJ-Kollektiven aus Regensburg und München zusammen. DJ-Kollektive sind Zusammenschlüsse von DJs, die meist aus derselben Region kommen. Unser „Tiefsinn“-Festival ist Teil der Technokultur. Wer also gern zu elektronischer Musik feiert und tanzt, ist bei uns genau richtig.

Schritt 8:
Auf NACHHALLtigkeit achten!

Unser Verein nennt sich Nachhall. Wir wollen, dass unser Projekt „nachhallt“. Viel Wert legen wir deshalb auf Diversität, Akzeptanz und Nachhaltigkeit. Uns ist es wichtig, auf die Umwelt zu achten. Daher nehmen wir für die Verpflegung vom Team größtenteils Lebensmittel, die andere schon längst weggeschmissen hätten. Auch haben wir uns für Komposttoiletten entschieden, da sie viel nachhaltiger sind als die herkömmlichen Dixiklos. Wir wollen zeigen, dass man etwas Großes schaffen und zugleich unserer Umwelt etwas Gutes tun kann.

Schritt 9:
Dekoration entwerfen

Die Dekoration sollte immer zum Thema des Festivals passen. Deshalb besteht unsere zu 90 Prozent aus recycelten Materialien. Marco Renner erzählt, was der Verein schon alles entworfen hat: „Wir haben zum Beispiel Sitzmöglichkeiten, die aus alten Reifen und Fahrradschläuchen gemacht sind. Auch alte Schallplatten verwerten wir und Kronkorken sollen überall herunterhängen. Zwei große Traumfänger gibt es auch, die aus echten, wiederverwerteten Emu-Federn bestehen. Alte, beleuchtete Wassertanks aus Plastik bringen noch Licht in die Nacht. Außerdem gibt es beleuchtete Kristalle, die aus altem Baustahl zusammengeschweißt wurden.“

Schritt 10:
Bühnen bauen

Neben unserer Dekoration bauen wir auch unsere Bühnen selber. Ja richtig gelesen, das ist ein echt großer Aufwand – sie sollen ja das Hauptelement unseres Festivals werden. Alle Blicke richten sich später auf die Bühne und den DJ, der darauf steht. Gerade zeichnen und designen ein paar Mitglieder aus dem Verein unsere zweite Bühne. Einige Wochen vor dem Event bauen wir sie dann einmal auf dem Festivalgelände auf. „Sie besteht aus Holz und soll so konstruiert sein, dass sie in wenigen Stunden auf- und abbaubar ist.“, sagt der Vereinsvorstand Marco Renner.

Schritt 11:
Ton und Licht organisieren

Ein guter Bass und bunte Lichter sind vor allem bei elektronischer Musik wichtig. Vielen Festivalbesuchern gefällt es, wenn die Musikboxen mit einer Lichtshow abgestimmt sind. Dann gibt es zu jedem Bass einen coolen Lichteffekt. Für Ton und Licht braucht es also Personen, die etwas von Technik verstehen. Einige Tage vor dem Festival wollen wir die Anlage aufbauen und den ersten Soundcheck durchführen. Das ist dann meistens der Moment, an dem wir Gänsehaut bekommen und uns denken: „Wow, die monatelange Planung hat sich gelohnt. Es kann losgehen!“

Schritt 12:
Helfer und Personal dazu holen

Um den Auf- und Abbau der Bühne und der Dekoration kümmern wir uns meistens selbst. Unterstützung ist aber trotzdem immer willkommen. Personal wie Barkeeper, Einweiser, Einlasskontrolleure und Sicherheitspersonal vervollständigen unser Festival. Und nicht zu vergessen: Bei uns gibt es mindestens eine Vertrauensperson, die für Fragen und Probleme während der Organisation des Festivals immer ein offenes Ohr hat!

Mehr Infos zum Tiefsinn-Festival gibt es auf der Website, auf Facebook oder auf Instagram.

 

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